Zarządzanie odpadami w firmie a przepisy RODO – co warto wiedzieć?

RODO nakazuje chronić dane osobowe. Tymczasem dane te są w firmie przechowywane nie tylko w papierowej dokumentacji, ale również na dyskach, telefonach, pendrive'ach czy w wycofywanym z użycia sprzęcie IT. Kiedy te nośniki przestają być potrzebne, zarządzanie odpadami musi respektować zapisy dotyczące ochrony danych. Jak wygląda to w praktyce?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż wymaga tego cel ich przetwarzania. Oznacza to, że przedsiębiorca musi na bieżąco monitorować, kiedy dokument przestaje być potrzebny, a następnie zadbać o to, by został on zniszczony i to w taki sposób, by nikt nie mógł odzyskać usuwanych danych. Jest to moment, w którym procesy zarządzania odpadami wymagają wprowadzenia dodatkowych procedur. Wynika to właśnie z zapisów RODO.

Każdy wyciek danych może oznaczać potężne kary finansowe, ale też straty wizerunkowe i spadek zaufania do marki. Kluczowe znaczenie ma w tym wypadku identyfikacja nośników zawierających dane oraz ich wydzielenie z ogólnego strumienia odpadów. Specjalnego traktowania wymagały będą: dokumenty papierowe, nośniki danych takie jak płyty czy dyskietki, ale też telefony, laptopy, komputery.

Konieczna jest identyfikacja tych odpadów, a także ograniczenie dostępu do nich, właściwe magazynowanie dokumentów, nośników i sprzętów, a na koniec przekazanie tych odpadów do zniszczenia lub przetworzenia w ramach nadzorowanego procesu. Zarządzanie odpadami zawierającymi dane osobowe musi w praktyce respektować zapisy dotyczące odpowiedzialnego gospodarowania odpadami i recyklingu, ale też wszystkie nakazy wynikające z RODO.

Trzeba zadbać m.in. o to, by nośniki nie tylko zostały zniszczone zgodnie z wytycznymi gospodarki cyrkularnej, w sposób bezpieczny i przyjazny środowisku, ale też na każdym etapie utylizacji dokumentów dane były chronione. Szczególnie istotne jest także zastosowanie odpowiedniej metody niszczenia danych oraz potwierdzenie wykonania tej procedury. Konieczną pomoc w tym zakresie przedsiębiorcy mogą otrzymać od wyspecjalizowanych podmiotów, które zajmują się gospodarowaniem odpadami. Jednym z nich jest firma Stena Recycling, która oferuje usługi zarządzania odpadami, ale też zajmuje się utylizacją i recyklingiem dokumentów, nośników danych i sprzętów IT.

Zarządzanie odpadami wymagającymi ochrony zawsze najbezpieczniej jest powierzyć wyspecjalizowanemu i doświadczonemu ekspertowi. Stena Recycling działa w branży odpadowej od dziesięcioleci i uznawana jest za lidera w obszarze recyklingu i usług gospodarowania odpadami. Współpraca z firmą Stena Recycling to pewność, że niszczenie dokumentów i recykling odpadów zostaną przeprowadzone zgodnie z literą prawa. Co więcej, szwedzka firma zapewnia kompleksowe podejście do problemu, oferując nie tylko zarządzanie odpadami wszystkich frakcji, ale też poufne niszczenie dokumentacji i utylizację nośników oraz zaawansowany recykling sprzętu IT, umożliwiający odzysk surowców. Usługi Stena Recycling pozwalają przedsiębiorcom chronić dane, a jednocześnie realizować cele zrównoważonego rozwoju, zamykać obieg surowców i skutecznie poprawiać wskaźniki w raportach ESG.